Überblick #
Wenn neue Kolleg:innen im Unternehmen starten, ist es wichtig, dass sie ab dem ersten Arbeitstag Zugriff auf E-Mails, Teams, Kalender und gemeinsame Dateien haben.
In Microsoft 365 kannst du Benutzer ganz einfach im Admin-Center anlegen und verwalten. Eine saubere Benutzerverwaltung spart Zeit, erhöht die Sicherheit und sorgt für reibungslose Zusammenarbeit.
Mit den folgenden Schritten richtest du neue Mitarbeitende schnell und korrekt ein.
Voraussetzungen #
- Zugang zum Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com)
- Adminrechte in deiner Organisation
- Informationen zum neuen Benutzer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Abteilung
- Verfügbare Lizenz (z. B. Microsoft 365 Business Basic oder Standard)
- Deine Mitarbeiter benötigen eine App für die Generierung von Einmalcodes (Microsoft Authenticator, 1Password etc.). Wir empfehlen 1Password, da hierüber auch Passwörter für die Anmeldung generiert und gespeichert werden können, um zu verhindern, dass für alle Anmeldungen das gleiche Passwort verwendet wird.
Schritt-für-Schritt-Anleitung #
1. Benutzer hinzufügen #
- Melde dich im Microsoft 365 Admin Center an.
- Wähle im Menü links „Benutzer“ und dann „Aktive Benutzer“.
- Klicke auf „Benutzer hinzufügen“.
- Gib Vor- und Nachname, Anzeigename und Benutzernamen (E-Mail-Adresse) ein.
Beispiel: Für den neuen Mitarbeiter im Vertrieb könnte das Format „vorname.nachname@deine-domain.de“ verwendet werden.
2. Lizenz zuweisen #
- Wähle die passende Lizenz, damit der Mitarbeiter Zugriff auf Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint bekommt.
- Prüfe, ob noch freie Lizenzen verfügbar sind.
- Du kannst später jederzeit Lizenzen anpassen oder entfernen.
Tipp: Weise automatisch die Lizenz „Microsoft 365 Business Standard“ zu, wenn der Mitarbeiter alle Office-Apps zur lokalen Nutzung benötigt (Excel, Outlook, PowerPoint, Word etc.).
3. Rollen und Gruppen festlegen #
- Entscheide, ob der Benutzer Administratorrechte erhalten soll (z. B. globaler Admin oder nur Teams-Admin).
- Füge den Benutzer direkt den passenden Gruppen hinzu, z. B. „Vertrieb“, „Marketing“ oder „IT“.
So werden Teams-Kanäle und SharePoint-Berechtigungen automatisch übernommen.
Beispiel: Wenn du neue Kolleg:innen im Vertrieb einstellst, kannst du sie gleich der Gruppe „Sales-Team“ hinzufügen. Dann haben sie Zugriff auf geteilte Dateien und interne Chats.
4. Passwort und Anmeldung verwalten #
- Lege fest, ob das Passwort automatisch erstellt wird oder du es manuell setzt.
- Aktiviere die Option „Benutzer muss Passwort beim nächsten Anmelden ändern“.
- Teile die Anmeldedaten sicher über einen verschlüsselten Kanal mit.
Sende Passwörter niemals unverschlüsselt per E-Mail oder WhatsApp. Nutze stattdessen ein sicheres Passwort-Tool wie 1Password oder persönliche Übergabe.
5. Benutzer informieren #
Sende dem neuen Mitarbeiter eine kurze Willkommensnachricht mit den wichtigsten Infos: Login-Link, Benutzername und erster Anmeldeschritt.
Lege eine standardisierte Vorlage für neue Mitarbeitende an. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Beispiel oder Anwendung #
Angenommen, du stellst Anna im Marketing-Team ein.
Du legst sie als aktive Benutzerin an, weist ihr die Lizenz „Microsoft 365 Business Standard“ zu und fügst sie der Gruppe „Marketing“ hinzu.
Beim ersten Anmelden kann sie sofort Outlook, Teams und SharePoint nutzen – ohne Wartezeit oder Freigabeprobleme.
Häufige Fehler & Tipps #
- ⚠️ Fehlende Lizenzen führen dazu, dass Benutzer keine Apps öffnen können. Prüfe immer vorab die Lizenzanzahl.
- ⚠️ Wenn du Passwörter manuell vergibst, aktiviere die Pflicht zum Passwortwechsel beim ersten Login.
- 💡 Plane regelmäßige Überprüfungen der Benutzerkonten, um inaktive oder doppelte Accounts zu entfernen.
- 💡 Erstelle Gruppenrichtlinien, damit neue Mitarbeitende automatisch in die richtigen Gruppen aufgenommen werden.
