Überblick #
Egal, ob du in einem kleinen Team oder einem großen Unternehmen arbeitest – Postfächer helfen dabei, E-Mails zu organisieren und gemeinsam zu nutzen. In Microsoft 365 oder Exchange gibt es unterschiedliche Postfachtypen, die für verschiedene Zwecke gedacht sind.
In diesem Beitrag erfährst du, was ein Benutzerpostfach, ein freigegebenes Postfach und ein Ressourcenpostfach ist, wann du welches benötigst und wie du damit effizienter arbeitest.
Die drei Postfachtypen im Überblick #
1. Benutzerpostfach #
Ein Benutzerpostfach ist das persönliche E-Mail-Konto einer einzelnen Person. Es wird mit einem individuellen Anmeldenamen und Passwort genutzt.
Typischer Einsatz:
- Für die tägliche persönliche Kommunikation, z. B. max.meier@firma.de
- Zugang über Outlook, Web oder Smartphone
- Enthält Posteingang, Kalender, Kontakte und Aufgaben nur für den Nutzer selbst
Ein Benutzerpostfach ist immer an eine Microsoft-365-Lizenz gebunden. Ohne Lizenz kannst du dich nicht anmelden.
2. Freigegebenes Postfach #
Ein freigegebenes Postfach kann von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden, ohne dass jede Person eigene Anmeldedaten dafür benötigt.
Typischer Einsatz:
- Team- oder Abteilungs-Postfächer wie info@firma.de, support@firma.de oder buchhaltung@firma.de
- Ideal für Teams, die gemeinsam eingehende E-Mails beantworten oder Termine planen
- Zugriff erfolgt über Berechtigungen, die im Admin Center vergeben werden
Beispiel: Im Kundenservice-Team lesen und beantworten mehrere Mitarbeitende gemeinsam E-Mails an kundenservice@firma.de. Antworten erscheinen trotzdem mit dieser gemeinsamen Adresse.
Freigegebene Postfächer benötigen keine eigene Lizenz, solange sie unter 50 GB Speicher bleiben.
Melde dich nicht direkt an einem freigegebenen Postfach an, auch wenn das technisch möglich ist. Du greifst immer über dein Benutzerkonto darauf zu. Somit hast du nur eine Anmeldung und siehst alle dir freigegebenen Postfächer.
3. Ressourcenpostfach #
Ressourcenpostfächer sind speziell für gemeinsam genutzte Gegenstände oder Orte gedacht, etwa Besprechungsräume, Firmenfahrzeuge oder Geräte.
Typischer Einsatz:
- Raumpostfächer, z. B. für „Besprechungsraum 1“ oder „Konferenzraum West“
- Gerätepostfächer, z. B. für ein „Pool-Fahrzeug“ oder „Beamer A“
- automatische Buchung über Outlook-Kalender, inklusive Genehmigungsregeln
Beispiel: Wenn du ein Meeting planst, kannst du direkt den passenden Raum im Kalender buchen. Das Ressourcenpostfach verwaltet die Verfügbarkeit automatisch.
Ressourcenpostfächer helfen, Doppelbuchungen zu vermeiden und Nutzungszeiten besser zu planen.
So wählst du das richtige Postfach #
| Zweck | Empfohlener Typ | Besonderheiten |
| Persönliche E-Mails | Benutzerpostfach | Benötigt eigene Lizenz |
| Gemeinsamer E-Mail-Eingang für Teams | Freigegebenes Postfach | Einfaches Teamarbeiten ohne separate Lizenz |
| Buchbare Räume oder Geräte | Ressourcenpostfach | Verfügbarkeit wird automatisch verwaltet |
💡 Beispiel-Szenarien:
- Du arbeitest im Vertrieb: Für jede:n Mitarbeitende:n ein Benutzerpostfach, für das gesamte Team ein gemeinsames Postfach wie sales@firma.de.
- Du organisierst Meetings: Räume wie „Besprechungsraum Nord“ als Ressourcenpostfächer anlegen.
- Du koordinierst Teamfahrzeuge: Erstelle ein Gerätepostfach für jedes Auto oder Gerät.
Häufige Fehler & Tipps #
- ⚠️ Freigegebene Postfächer nie direkt lizenzieren. Die funktionieren über Zuweisungen.
- ⚠️ Nutzerrechte regelmäßig prüfen, um Datenzugriff aktuell zu halten.
- 💡 Halte Postfachnamen klar und eindeutig, z. B. „Finanzen-Team“ statt „Finanzen1“.
- 💡 Lege Buchungsrichtlinien bei Ressourcenpostfächern fest, um automatische Genehmigungen zu steuern.
- 💡 Verwende Kalenderbenachrichtigungen, um Buchungskonflikte zu vermeiden.
